Termini lõpp loob haruldase haldusliku ajavahemiku. Aruanded on peaaegu valmis, tunnid hakkavad lõppema ja meeskondadel on lõpuks hetk vaadata järgmise tunni asemel kaugemale. See teeb sellest ideaalse aja AI privaatsusauditiks. Kui teie kool on aasta jooksul katsetanud vestlusrobotite, tagasisidetööriistade, planeerimisabiliste või transkriptsiooniplatvormidega, siis on peaaegu kindel, et andmeid asub rohkemates kohtades, kui alguses keegi kavatses. Lühike ja struktureeritud ülevaatus praegu võib jaanuaris ära hoida palju suurema probleemi.
See ei ole ainult IT tehniline harjutus. See on juhtimise, turvalisuse ja töökorralduse ülesanne. Paljudes koolides on AI kasutus kasvanud kiiremini kui ametlik järelevalve. Õpetaja võis proovida üht tööriista tunnistuse kommentaaride jaoks, aineosakond võis kasutada teist õppematerjalide loomiseks ja tugimeeskonna juht võis kopeerida tundlikke juhtumimärkmeid koosolekuabilisse, mõtlemata läbi säilitamise seadeid. Kui vaatate samal ajal üle ka laiemaid aasta lõpu protsesse, siis meie artikkel AI termini lõpu töökorraldussüsteemist täiendab seda auditit.
Miks just praegu
Termini lõpp on õige hetk, sest kasutusmustrid on veel värsked, kuid surve on väiksem. Töötajad mäletavad veel, milliseid tööriistu nad kasutasid ja miks. Lahkujate kontosid saab veel kontrollida enne, kui need kaovad koolivaheaja vaikusesse. Jagatud kettad, brauseri järjehoidjad ja salvestatud viibad saab veel üle vaadata ajal, mil inimestega on võimalik ühendust saada. Kõige olulisem on see, et enne lepingu pikendusi, kontode sulgemist või poliitikamuudatusi on veel aega materjale eksportida või kustutada, enne kui need mõjutavad seda, mida saab taastada.
See ajastus on oluline, sest AI teenused muutuvad. Funktsioonid liiguvad tasuliste müüride taha, seaded lähtestatakse ja ajalugu võib pärast nõusoleku või poliitika uuendusi kaduda. Koolid eeldavad sageli, et kui sisu oli eelmisel nädalal nähtav, jääb see nähtavaks ka järgmisel kuul. See eeldus on riskantne.
Hoiatav näide
Üks kasulik hoiatusmärk on pärast nõusoleku muudatusi kaduv vestlusajalugu. Paljud AI süsteemid eristavad nüüd põhijuurdepääsu ja valikulisi andmekasutusi, näiteks mudeli treenimist, mälu või vestlusajalugu. Kui kasutaja muudab nõusolekut, vahetab tööruumi, kaotab litsentsi või liigub isikliku ja organisatsioonilise juurdepääsu vahel, võivad varasemad vestlused muutuda raskemini leitavaks või ei pruugi need enam ilmuda seal, kus neid oodati. Mõnikord sisu kustutatakse; mõnikord ei ole see lihtsalt enam samal viisil sellele kasutajale kättesaadav. Mõlemal juhul on tegemist juhtimisküsimusega.
Koolide jaoks on õppetund lihtne: ärge kunagi käsitlege AI vestluslogi püsiva kirjena, kui te ei ole selgesõnaliselt kinnitanud säilitamise, eksportimise ja omandi korraldust. Kui töötajad on kasutanud AI-d aruannete koostamiseks, koosolekute kokkuvõtmiseks, käitumismustrite analüüsimiseks või HEV dokumentatsiooni toetamiseks, peate teadma, kas need kirjed on endiselt olemas, kus need asuvad ja kas need üldse peaksid olemas olema. See on eriti oluline siis, kui teie meeskonnad on võrrelnud laialt kasutatavaid tööriistu, mille mälu- ja ajaloomudelid on erinevad, nagu käsitlesime oma artiklis laiendatud AI töövoogudest ja juhtimisest.
Loetlege kõik tööriistad
Alustage tegelikkusest, mitte poliitikast. Küsige, mida töötajad ja õpilased on päriselt kasutanud. Teie heakskiidetud tööriistade nimekiri võib öelda üht, kuid brauseriajalugu, arved ja töötajate harjumused võivad öelda midagi muud. Kaasake kogu kooli platvormid, aineosakondade katsetused, tasuta isiklikud kontod, brauserilaiendused, AI funktsioonidega märkmetööriistad, koosolekuabilised, pildigeneraatorid ja mis tahes AI, mis on sisse ehitatud olemasolevatesse komplektidesse.
Siin toimib hästi lühike küsitlus. Küsige töötajatelt, milliseid tööriistu nad sellel perioodil kasutasid, mis eesmärki igaüks täitis, kas nad logisid sisse koolikonto või isikliku e-posti aadressiga ning kas sisestati õpilasandmeid. Hoidke küsimused lihtsad. Te ei püüa kedagi vahele võtta. Te püüate ausalt kaardistada tegelikku olukorda.
Oluline on ka õpilaste kasutus. Kui õppijad on kasutanud AI-d kooli hallatavate platvormide kaudu, on seda lihtne üle vaadata. Kui nad on kasutanud väliseid tööriistu kodutöödeks või kordamiseks, peaks teie audit vähemalt märkima, kuhu kooli andmeid võidi teie keskkonnast väljapoole kopeerida. See on hea koht võrrelda tulemusi teie AI lubatud kasutuse poliitika uuendusega, et praktika ja poliitika oleksid kooskõlas.
Kaardistage andmed ja omand
Kui teil on tööriistade nimekiri olemas, kaardistage, millised andmed igas neist asuvad ja kellele konto kuulub. Just selles etapis avastavad paljud koolid tegeliku riski. Süütu näiv planeerimisabiline võib sisaldada üles laaditud tabelites klassinimekirju. Tunnistuste kirjutamise abivahend võib hoida nimelisi õpilaskommentaare. Koosolekute kokkuvõtja võib sisaldada konfidentsiaalseid töötajate arutelusid. Halduses kasutatud vestlusrobot võib sisaldada vanematele mõeldud e-kirjade mustandeid koos isikuandmetega.
Iga tööriista kohta märkige üles neli põhitõde: millised andmed sinna sisestati, kes need sinna pani, millist kontot kasutati ja kellel on nüüd sellele juurdepääs. Konto küsimus on sageli kõige olulisem. Kui aineosakonna juht kasutas kooli teabe töötlemiseks isiklikku sisselogimist, võib koolil olla vähe nähtavust või kontrolli, kui see kolleeg lahkub. Kui kasutati jagatud kontot, võib probleem olla vastupidine: liiga paljudel inimestel võib endiselt olla juurdepääs.
See on ka hetk eristada tavalist kooliteavet kõrge riskiga sisust. Nimed, kontaktandmed, hindamismärkmed, turvalisusega seotud viited, terviseandmed, käitumisandmed ja personalimaterjalid peaksid kõik käivitama põhjalikuma ülevaatuse.
Kontrollige seadeid hoolikalt
Nüüd uurige säilitamise, treenimise, ajaloo ja eksportimise seadeid. Ärge eeldage, et vaikeseaded on turvalised. Mõned tööriistad hoiavad vestlusi määramata ajaks, kui neid ei kustutata. Mõned võimaldavad administraatoritel treenimiskasutuse välja lülitada. Mõned pakuvad eksporti, kuid ainult algsele kasutajale. Mõned säilitavad üles laaditud failid ka pärast seda, kui nähtav vestlus on kadunud. Teised pakuvad administraatori logisid, kuid mitte lihtsat sisu eksporti.
Lugege tarnija seadete lehte ja testige protsessi ühe kontoga. Kas saate vestluse eksportida? Kas saate selle täielikult kustutada? Kas kustutamine toimub kohe või viivitusega? Kas vestlusajaloo, mälu ja mudeli täiustamise jaoks on eraldi juhtelemendid? Kui tööriist asub suuremas ökosüsteemis, näiteks Google’i või Microsofti omas, kontrollige nii rentniku taseme kui ka kasutaja taseme juhtelemente. Siin võivad abiks olla meie juhendid Google Workspace AI administraatori juhtelementide ja Microsofti koolide juhtimiskorralduse kasutuselevõtu kohta.
Kustutage või teisaldage risk
Selles etapis tuvastage kõrge riskiga sisu, mis tuleks kustutada või teisaldada korralikku kooli dokumendihaldussüsteemi. AI platvormid ei ole dokumendihaldussüsteemid. Kui midagi tuleb vastutuse, järjepidevuse või nõuetele vastavuse eesmärgil säilitada, tuleks see tavaliselt eksportida ja salvestada õigesse kohta, mitte jätta vestluslõime sisse.
Tüüpilised näited on tunnistuse kommentaaripangad, otsuseid mõjutanud koosolekute kokkuvõtted, aineosakonna omandit vajavad õppekavamaterjalid ja mis tahes väljund, mida hiljem kasutati ametlikus suhtluses. Kui sisul ei ole õiguspärast põhjust alles jääda, kustutage see. Kui see peab alles jääma, viige see selgete õiguste ja säilitamisreeglitega hallatud keskkonda.
Avastage Automated Education võimsus, liitudes meie õpetajate kogukonnaga, kes võtavad tagasi oma aja ja rikastavad oma klassiruume. Meie intuitiivse platvormiga saate automatiseerida administratiivseid ülesandeid, isikupärastada õpilaste õppimist ja suhelda oma klassiga nagu kunagi varem.
Ärge laske administratiivsetel ülesannetel varjutada oma kirge õpetamise vastu. Registreeruge täna ja muutke oma hariduskeskkond Automated Education abil.
🎓 Registreeru TASUTA!
Vaadake juurdepääs üle
Seejärel vaadake üle administraatori juhtelemendid, lahkujad, jagatud kontod ja koolivaheaja juurdepääs. Siin tasub termini lõpu ajastus end ära. Enne kooli sulgemist kinnitage, kellel on vaheajal endiselt juurdepääs igale tööriistale ja kellel ei tohiks seda olla. Eemaldage lahkuvad töötajad. Kontrollige, kas ajutisi litsentse saab tagasi võtta. Vaadake üle, kas eksisteerib jagatud sisselogimisi, ja asendage need võimaluse korral nimeliste kontodega.
Koolivaheaja juhtimiskorraldus jääb sageli tähelepanuta. Kui juuli lõpus ilmneb kiireloomuline probleem, kes saab sisse logida, kirjeid eksportida või juurdepääsu keelata? Kui tarnija teavitab teid seadete muudatusest, kes saab selle hoiatuse? Kui vanemjuht kasutas isiklikku kontot ja ei ole kättesaadav, kas keegi teine pääseb andmetele ligi? Tavaliselt piisab üheleheküljelisest eskalatsiooniteest, kuid see peab olemas olema.
Kinnitage dokumendid
Nüüd pöörduge tarnija dokumentide juurde. Iga endiselt kasutuses oleva tööriista puhul kinnitage, kas teil on olemas õige privaatsusteatise teave, andmetöötluse tingimused, heakskiidu staatus ja sisemine otsustusprotsessi kirje. Kui tööriist on liikunud regulaarse kasutuseni ilma ametliku heakskiiduta, märkige see selgelt ja otsustage, kas see heaks kiita, piirata või lõpetada.
See ülevaatus ei pea muutuma juriidiliseks dissertatsiooniks. See peab olema korrastatud. Kas saate viidata tarnija tingimustele, privaatsusdokumentatsioonile, töötlemise alusele ja oma sisemisele heakskiidumärkmele? Kui mitte, siis ei ole risk ainult tehniline. See on menetluslik. Koolid, kes loovad küpsemat lähenemist, võivad kasu saada ka meie hanke ja juhtimiskorralduse käsiraamatust.
Koostage RAG tabel
Enne kooli sulgemist muutke oma leiud lihtsaks punase-kollase-rohelise tegevustabeliks. Hoidke see praktiline. Roheline tööriist on heaks kiidetud, kooli hallatav, madala riskiga ja õigesti seadistatud. Kollane tööriist võib olla kasulik, kuid vajab seadete muudatusi, dokumentatsiooni või kontode korrastamist. Punane tööriist tuleks peatada, kustutada või asendada, sest andmerisk on liiga suur või juhtimiskorraldus liiga nõrk.
Ühest lehest piisab, kui kategooriad on selged. Lisage tööriista nimi, omanik, andmetüüp, konto tüüp, praegune staatus, vahetu tegevus ja tähtaeg. Sellest saab teie koolivaheaja üleandmismärge SLT-le, IT-le, DPO-le ja aineosakondade juhtidele. See aitab vältida ka klassikalist jaanuariprobleemi, kus kõik mäletavad, et mingi mure oli olemas, kuid keegi ei mäleta, milline.
Muutke jaanuar lihtsamaks
Parim audit on see, mis muutub järgmisel korral lihtsamaks. Jaanuaris pingutage protsessi nii, et perioodi jooksul koguneks vähem üllatusi. Standardiseerige heakskiidetud tööriistad. Nõudke isiklike sisselogimiste asemel koolikontosid. Avaldage lühike andmekäitlusjuhend AI kasutamiseks. Lisage säilitamise ja eksportimise kontrollid oma heakskiidumalli. Muutke aineosakondade juhid vastutavaks uute tööriistade varajase deklareerimise eest, mitte tagantjärele.
Samuti aitab privaatsuse kavandamine vaikimisi. Väiksemat ja turvalisemat tööriistakomplekti on lihtsam hallata kui laialivalguvat. Kui plaanite pärast koolivaheaega puhtamat taaskäivitust, pakub meie artikkel minimaalselt toimivast kooli naasmise AI tööriistakomplektist mõistliku lähtekoha.
Termini lõpu AI privaatsusaudit ei tähenda innovatsiooni aeglustamist. See tähendab tagamist, et kasulik katsetamine ei jätaks endast maha varjatud andmeriske. Kui teate, milliseid tööriistu kasutati, millised andmed neis asuvad, kes kontosid kontrollib ja kuidas kirjeid saab eksportida või kustutada, saate alustada uut perioodi enesekindlalt, mitte ebakindlalt.
Rahulikumat jaanuari ja puhtamaid süsteeme kogu teie koolis.
The Automated Education Team